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项目经理必备的7大自我管理工具

时间:2022-07-01   访问量:1036

都说每个人最大的敌人往往都是自己。一个项目经理,是出色还是平庸,归根结底都是自己造成的,如果管理不了自己,即便身居要位,也影响不了团队成员,让人心服口服的跟随、配合。成为一名强大优秀的项目经理,先要做一个高效能的自我管理者。以下为我们精心挑选的7大自我管理工具。

01

职场5S(关于个人习惯)

从形式化到行事化,再到习惯化,是个人职业化品牌塑造。营造整洁、舒适的职场办公环境,改善个人的职业状态,同时提高工作效能。

02

个人效能最大化,高效能人士的七个习惯(关于个人习惯)

美国著名管理学大师史蒂芬·柯维(Stephen Richards Covey)的《高效能人士的七个习惯》是有史以来最具影响力的10大管理类书籍之一。

这七个习惯是:

1、积极主动:be proactive2、以终为始:begin with the end in mind3、要事第一:put first things first4、双赢思维:think win/win5、知彼解己:seek first to understand, then to be understood6、统合综效:synergize7、不断更新:sharpen the saw

03

ABC控制法(关于时间管理)

以事务的重要程度为依据,将待办的事项按照由重要到轻的顺序划分为A、B、C三个等级,然后按照事项的重要等级依次完成任务的做事方法。

ABC法具体说明:

A类:这类事情为必须做的事,是关键事务,比如:约见重要客户,重要的限期临近,能带来领先优势甚至成功的机会等等。

B类:指应该做的事,是具有中等价值的事务。这类事务较重要,但相对A类而言,不是十分重要。

C类:指可以去做的事,相对前两类事情,是价值最低的一类事情。这类事情可以靠后,或安排在精力不是很旺盛的时候进行,如果的确无暇顾及,可授权或委托他人代办、甚至忽略。

根据事务的重要性来确定操作的优先顺序,针对每一项工作均做如下考量:完成这项任务是否对达成的长期目标或短期目标有助益?对之做出准确判断之后,再据之确定事务的级别。

04

SMART原则(关于目标管理)

每个人都有过制定目标的经历,它看似简单,但是如果上升到技术的层面,必须学习并掌握SMART原则。

目标必须是可确定的具体的(Specific),不能笼统。

目标必须是可衡量的(Measurable),可量化的。

目标必须是可达到的(Attainable),不能过于简单,也不能设定一个不太可能达成的目标。

目标必须和其他目标具有相关性(Relevant),形成延展性,最终实现更高目标的达成。

目标必须具有时限性(Time-based),在规定时间内达成,最终以截止时间判定目标是否达成。

05

目标多杈树法(关于目标管理)

目标多杈树法是专业的目标分解工具,用树干代表大目标,用每一根树枝代表小目标,用叶子代表即时的目标,即现在要去做的每一件事。这是一种有条理的计划和分析方法。能确保目标和行动计划之间建立因果关系。目标多杈树,又叫计划多杈树。

目标多杈树分解步骤

1.写下一个大目标。

2.写出实现该目标所有的必要及充分条件作为小目标,即第一层树杈。

3.写出实现每个小目标所需的必要及充分条件,变成第二层树杈。

4.以此类推,直到画出所有的树叶——即时目标为止,才算完成该目标多杈树的分解。

5.检查多杈树分解是否充分,即反向从叶子到树枝再到树干,不断检查如果小目标均达成,大目标是否一定会达成。如果是则表示分解已完成,如不是则表明所列的条件还不够充分,继续补充被忽略的树杈。

6.评估目标。目标评估可分为目标合理性评估和计划可行性评估,这两项评估的核心是对目标大小的评估。评估目标是大了还是小了,先决条件是目标多杈树分解已完全。

7.判断目标是否达成。如果小目标全部达成而大目标未达成,表明分解时忽略了其他辅助条件,请立即予以补充,直到条件完全充分为止。

06

PDCA循环(关于质量管理)

PDCA循环是美国质量管理专家沃特·阿曼德·休哈特(Walter A. Shewhart)首先提出的,由戴明采纳、宣传,获得普及,所以又称戴明环。虽然是质量管理工具,但在日常工作和生活中都可以运用。

PDCA循环的四个阶段,即:

P:计划 (Plan)包括方针和目标的确定,以及活动规划的制定。

D:执行 (Do)根据已知信息,设计具体的行动方案;再根据方案,执行具体行动。

C:检查 (Check)总结结果,明确效果,找出问题。

A:处理 (Act)对检查的结果和问题进行具体处理,没有解决的问题进入下一个PDCA循环。

Plan(计划),Do(行动),Check(检查),Act(处理)。

任何一个项目,都可以用这个循环进行监督和复盘。

本质上,就是给任何事情扣上闭环,有开始就必须有结束,避免石沉大海,做到:凡事有交代,件件有着落,事事有回音。

07

沟通反思环(关于沟通管理)

信息从发送人发出到接收者接收到要经过足足五个环节,经过这个过程层层衰减之后,最终只有20%的信息被接收并采取行动。当然,事实证明,连沟通这个过程本身也符合8020准则。

沟通反思环之所以有效,是因为这个环路可以促进人们、人们之间在沟通过程中、碰到僵局时从不同的层面促进人们思考与突破,寻找新的机会与可能性。

造成沟通问题的原因:

•不会倾听(知觉过滤、鸡尾酒会效应)

•缺乏换位思考的能力

•认知风格差异

•价值观念差异

•沟通风格差异

•不恰当的身体语言

•未考虑沟通的背景(时间、地点、场合)

方法:

•阻止不健康的争论 :休息片刻

•改变参加者的态度(双赢心态扭转)

•与分歧方秘密会谈

•借用幽默来缓解压力

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